Često imamo situaciju kada nas potencijalni korisnici bespovratnih sredstava nazovu i pitaju hoće li se uskoro otvoriti neki EU natječaj putem kojeg bi sufinancirali svoj projekt, a ukoliko je takav natječaj stvarno i u najavi, tada nastavljaju s idućim pitanjem koje glasi: Kada trebamo krenuti s procesom prijave i što nam od dokumentacije točno treba?
S obzirom kako se proces prijave na neki EU natječaj nepotrebno može zakomplicirati radi standardne boljke znane kao „manjak vremena“, u današnjem tekstu Vam donosimo vremenski pregled cjelokupnog procesa, kako bi se što bolje mogli pripremiti za buduće EU natječaje.
1. Natječaji u najavi
Nebitno iz kojeg operativnog programa se natječaji generirali, većina će biti najavljena na informativnim stranicama državnih tijela koje su specijalizirane za EU fondove, kao što je Ministarstvo regionalnog razvoja i fondova Europske unije.
Natječaji se najavljuju nekoliko mjeseci unaprijed, kada bi i službeno trebali biti otvoreni, ali su rokovi podložni izmjenama i najčešće se prolongiraju za koji mjesec kasnije u odnosu na inicijalni datum objave.
Godišnji plan objave natječaja od strane relevantnog državnog tijela možete pogledati na idućoj stranici: http://strukturnifondovi.hr/indikativni-godisnji-plan-objave-natjecaja/ Sada u prvom koraku otprilike znate vremenski period kada bi Vaš željeni natječaj mogao biti najavljen i možete ga ukalkulirati u interne rokove prilikom planiranja budućih aktivnosti poslovanja.
2. Javno savjetovanje
Većina natječaja prije službene objave prolazi kroz proces javno savjetovanja kada se zainteresiranoj javnosti pruža mogućnost komentiranja radne verzije natječaja.
Registracijom na idućoj stranici: https://esavjetovanja.gov.hr/ECon/Dashboard , dobivate mogućnost komentiranja radnih verzija natječaja, a mi Vam predlažemo da tu mogućnost iskoristite jer službenom objavom natječaja on dobiva svoj finalni oblik koji se neće mijenjati sukladno Vašim komentarima.
Potencijalni korisnici često znaju primjetiti određene nelogičnosti u radnim verzijama, a u Vašem je interesu da se iste i isprave jer time dodatno štedite na vremenu prilikom pripreme projektnog prijedloga.
Proces trajanja javnog savjetovanja nije određen, ali jesu faze kroz koje prolazi. Od datum otvaranja do datuma zatvaranja, opet ovisno o natječaju, može proći do mjesec dana, a zatim slijedi period kada se komentari obrađuju i kada se javnosti predstavlja završno izvješće i sadržaj natječaja. Jednako tako nema službenog perioda u kojem nadležna tijela moraju i službeno objaviti natječaj, ali očekujte isti u roku od 30 dana.
3. Prikupljanje dokumentacije
Nakon što se objavi izvještaj na javnom savjetovanju, a vezan za neki EU natječaj, tada imamo gotovo praktički 95 posto teksta koji će biti i službeno objavljen te se može započeti s procesom prikupljanja potrebne dokumentacije.
Jednako tako, a kako smo već prethodno naglasili, nadležna tijela nemaju zakonski propisani rok kada trebaju i službeno otvoriti natječaj, ali je velika vjerojatnost kako će isti biti objavljen u iduća 2 – 4 tjedna.
S obzirom kako nisu svi natječaji isti i neki su po pitanju administrativnih propisa kompliciraniji od drugih, ovo je period kada se mogu izbjeći svi potencijalni problemi. Primjerice, ako imate neki infrastrukturnu aktivnost koju kroz EU natječaj želite sufinancirati, a propisano je kako do određenog datuma morate imate valjanu građevinsku dozvolu i u procesu ste izdavanja iste, tada Vam je svaki tjedan bitan radi propisanih rokova od strane nadležnih tijela.
Ovo je period kada navedene stvari, poput zakonski navedene građevinske dokumentacije, morate jasno adresirati i iskomunicirati prema svojim projektantima.
To se odnosi i na definiranje budžeta za građevinske radove, ali i za ostale troškove poput primjerice nabave strojeva i opreme jer jednostavno želite izbjeći situaciju u kojoj niste sigurni kolika je realna vrijednost određenog troška. Zapamtite, nakon što se projektni prijedlog službeno pošalje na evaluaciju nadležnim tijelima, više nema mijenjanja budžeta!
Ostala dokumentacija koja se prikuplja u ovom periodu odnosi se na godišnja financijska izvješća, analitike kupaca i dobavljača, analitku dugotrajne imovine poduzeća i sva ostala dokumentacija koja može biti relevantna za Vaše poslovanje, kao i projekt kojeg želite sufinancirati.
4. Službeno otvaranje natječaja
Velika je vjerojatnost kako sa službenim otvaranjem natječaja nećete imati svu potrebnu dokumentaciju, ali rješavanjem barem pola dokumentacije prije datuma službenog otvaranja EU natječaja, uvelike si povećavate kvalitetu finalnog izgleda projektnog prijedloga.
Vrijeme za prikupljanje ostatka dokumentacije propisanog natječajem ovisi o tome u kojem obliku je objavljen natječaj.
a) Ukoliko je natječaj objavljen u obliku trajno otvorenog poziva, takozvani „najbrži prst“, tada ćete na relevatnim stranicama (primjerice: https://efondovi.mrrfeu.hr/MISCMS/ ), biti obaviješteni kako je natječaj u pripremi i vidjet ćete koji je indikativni datum službene objave natječaja.
Vrijeme od objave kako je natječaj u pripremi do službenog otvaranja natječaja u prosjeku traje do 45 dana, ali vodite računa kako se prijave u ovoj formi zaprimaju dok se ne dostigne predviđena alokacija natječaja, nakon čega se natječaj zatvara. Već smo imali primjere kako na pojedinim natječajima to može biti istoga dana, tako da bi svakako trebali imati sakupljenu cjelokupnu dokumentaciju barem dva tjedna do službenog otvaranja natječaja.
b) Ukoliko je natječaj objavljen u obliku privremeno otvorenog poziva, tada se svi projektni prijedlozi primaju do finalnog datuma završetka natječaja. To je ujedno modalitet natječaja kada se svi projekti rangiraju sukladno ostvarenim bodovima, a ne vremenu kada je prijava pristigla, te su u prosjeku takvih natječaji otvoreni do 45 dana, ali bi dokumentaciju trebali imati sakupljenu barem dva tjedna prije službenog zatvaranja natječaja.
Kako bi Vam olakšali prethodno rečeno, donosimo vam vizualni prikaz dva oblika u kojima natječaji dolaze:
Ako Vas zanima kako se što bolje i točnije pripremiti za željeni EU natječaj, slobodno nam se obratite za dodatne informacije i pomoć.
