EU fondovi u Hrvatskoj uključuju razna državna tijela koja sudjeluju u procesu oblikovanja zakonodavnog i administrativnog okvira za dodjelu i nadzor trošenja bespovratnih sredstava. Službeni naziv za tijela koja su u direktnom kontaktu s korisnikom bespovratnih sredstava jest „Posredničko tijelo razine 2“, a ovisno o kojem se operativnom programu radi, ista mogu uključivati HAMAG-BICRO, Fond za zaštitu okolišta, HZZO itd.
Osim što posrednička tijela (u daljnjem tekstu „PT2“) sudjeluju u raspisivanju EU natječaja te kasnijoj evaluaciji pristiglih projektnih prijedloga, direktni kontakt s korisnikom bespovratnih sredstava znači kako će PT2 nadzirati i provedbu projekta nakon potpisa Ugovora, a u bilo kojem trenutku mogu izvršiti i provjeru na licu mjesta. No kako to izgleda u praksi i kako se pripremiti za kontrolu, pročitajte u nastavku teksta.
Početna kontrola
Provjera od strane PT2 započinje već po potpisu Ugovora kada se od Vas kao korisnika bespovratnih sredstava zahtijeva dostavljanje plana nabave, kao i početni plan Zahtjeva za plaćanje predujma te Zahtjeva za nadoknadom sredstava. Svi navedeni dokumenti dostavljaju se u elektronskom obliku kroz sustav Efondovi.
A) Plan nabave – Sadrži sve planirane nabave korisnika, one koje su u tijeku i koje su završene, a cilj kontrole od strane PT2 je spječavanje umjetne podjele nabave i određivanje primjenjivog postupka prema procijenoj vrijednosti nabave. PT2 ima rok do 15 dana da Vam odobri plan nabave, a tijekom pregleda mogu biti zatražena i dodatna objašnjenja.
B) Zahtjev za plaćanjem predujma – Ako je predujam predviđen Ugovorom, korisnik može u bilo kojem trenutku provedbe projekta zatražiti njegovu isplatu. PT2 ima rok od 10 dana da provjeri i odobri isti, a rok se produljuje u slučaju kada se traže dodatna pojašnjenja.
C) Zahtjev za nadoknadom sredstava – Planom se utvrđuje dinamika i iznosi potraživanja sredstava prema izvještajnim razdobljima tijekom cjelokupne provedbe projekta, a početni plan dostavljanja Zahtjeva treba biti usklađen s Planom nabave. S obzirom kako se po realizaciji troškova isti potražuju od strane korisnika kroz Zahtjeve za nadoknadom sredstava, isti su podložni provjeri od strane PT2 tijekom cjelokupnog razdoblja provedbe.
Provjera na licu mjesta
Provjere općenito služe kako bi se provjerili svi administrativni, računovodstveni, financijski i tehnički aspekti projekta, a provjera na licu mjesta samo je jedan od načina da se i „fizički“ obavi kontrola od strane posredničkog tijela. U pravilu se odvija na naznačenoj adresi podnositelja projektnog prijedloga i primarnog korisnika bespovratnih sredstava, ali ako natječaj podržava i sudjelovanje partnera te korisnik ima istoga, provjera na licu mjesta može biti i na adresi partnera u projektu.
Kod provjere na licu mjesta posredničko tijela će napraviti iduće:
• Posjetiti će lokaciju na kojoj se provodi EU projekt i održati će sastanak s projektnim timom
• Napraviti će provjeru nabavljane materijalne imovine
• Izvršiti će pregled cjelokupne računovodstvene dokumetnacije
• Provjeriti će ostalu dokumentaciju vezanu za EU projekt
Provjera na licu mjesta može biti uz prethodnu najavu posredničkog tijela, ali i ne mora već se djelatnici PT 2 mogu pojaviti tijekom navedenog radnog vremena korisnika. Po izvršenju provjere, korisniku bespovratnih sredstava se dostavlja Izvješće o nalazi provjere na licu mesta, a bitno je za istaknuti kako provjeru može izvršiti i bilo koje drugo tijelo s kojom je korisnik potpisao Ugovor.
Koja dokumentacija se provjerava
Sva dokumentacija koja je vezana za EU projekt i realizaciju samih troškova naznačenih u prijavnom obrascu , moraju biti dostupni za provjeru od strane PT2. Korisnik bi od datuma početka projekta treba dokumentaciju držati u posebnom registru i imati sljednost sukladno vremenskoj realizaciji aktivnosti i troškova.
Oni uključuju:
• Ugovor
• Plan nabave
• Početni plan ZNS-ova
• Sve ZNS-ove s popratnom dokumentacijom kao dokazima (ponude, računi, izvodi..)
• Ostala dokumentacija
Eksterno ili interno računovdstvo korisnika mora sve prihodi i rashodi EU projekta bilježiti korištenjem posebnih šifri, posebne analitike konta ili slično, a cjelokupnu imovinu koja je nabavljena bilježi se u posebnom registru imovine. Ako je projekt uključivao i infrastrukturnu komponentu projekta, potrebno je imati i specijalnu tablu koja informira javnost o projektu, a jednako je s nabavom imovine koja prelazi vrijednost od 500.000,00 EUR.
Plakat vidljivosti najmanje veličine A3 trebaju imati svi korisnici bespovratnih sredstava, istaknut na vidljivom mjestu, a informacije o projektu trebaju biti istaknute i na web stranici korisnika ako je isti ima.
Razdoblje nakon provedbe projekta
S obzirom kako EU projekti sadrže određene pokazatelje na koje se korisnik obvezao i koje je dužan ispuniti, a dobio je i vremenski period kada se pokazatelji moraju ostvariti nakon službene provedbe projekta, korisnik ostaje u daljnjem kontaktu s PT2.
Tijekom tog razdoblja dužan je u periodu od 3 ili 5 godina, ovisno kako je propisano EU natječajem, dostavljati Izvješća prema PT. Rok za dostavu izvješća može iznositi:
• 30 dana nakon isteka svake godine od datuma završnoga plaćanja,
• od datuma završetka provedbe,
• od datuma odobrenja završnoga ZNS-a i završnoga izvješća ili
• od datuma odobrenja prethodnoga izvješća (ovisno o vrsti Poziva)
U izvješćima korisnik informira PT2 o idćim stvarima:
• Način arhiviranja dokumentacije
• Trajnosti projekta
• Vlasništvu nad rezultatima projekta
• Mogućoj promjeni pravnog statusa prijavitelja
• Funkcionalnosti projekta i drugo
Ako Vas zanima prijava projektana EU natječaj i uspješna provedba projekta, slobodno nam se obratite zainformacije.
