Traženje optimalnog EU natječaja, putem kojeg bi htjeli sufinancirati neke od željenih projektnih aktivnosti, samo je dio posla za potencijalne korisnike bespovratnih sredstava i to često lakši dio posla. Projekti koje se sufinanciraju imaju maksimalno propisani period trajanja, najčešće do 36 mjeseci ovisno o kompleksnosti natječaja i s njim povezanih aktivnosti, a taj se period zove provedba.
U provedbi EU projekta korisnici moraju realizirati sve one aktivnosti i troškove koje su naveli u projektnog prijavi te slijediti zadane administrativne okvire od strane nadležnih tijela koja su zadužena za cjelokupni sustav, kao i za nadzor samog projekta korisnika.
U nastavku teksta pripremili smo za Vas kako izgleda postupak provedbe i koje su bitne karakteristike na koje bi korisnici bespovratnih sredstava trebali obratiti pažnju.
Kada započinje provedba EU projekta?
Možemo reći kako provedba projekta započinje procesom evaluacije od strane posredničkog tijela, a s obzirom kako projekti najčešće prolaze kroz 4 faze evaluacije, bitno je za korisnika da konstantno prati poruke koje dobiva putem elektroničkog sustava gdje se projekti prijavljuju (sustav Efondovi).
Postoji mogućnost kako ste prilikom pripreme projekta nejasno adresirali određene stvari pa će posredničko tijelo poslati upit u obliku „Zahtjeva za objašnjenje“, a svaki od tih zahtjeva ima rok za odgovor inače Vam se prijav isključuje iz daljnje evaluacije.
Rokovi su prisutni kao mehanizam i nakon što Vam se pozitivno ocijeni i boduje projekta jer u daljnjim fazama riješavate stvari administrativne prirode poput otvaranja posebno bankovnog računa na kojeg će Vam dolaziti bespovratna sredstva, zatim bjanko zadužnica korisnika, određene dokumentacije koju je potrebno ispuniti i ovjeriti te poslati natrag posredničkom tijelu itd.
Kada uspješno prođete kroz sve te faze i nakon što potpišete Ugovor s nadležnim tijelima, isti će se po potpisu generirati u elektronskom obliku u prethodno spomenutom sustavu Efonodova te krećete s aktivnostima provedbe radi kojih ste se i prijavili.
Inicijalni koraci u provedbi EU projekta
Po elektronskom generiranju Ugovora o dodjeli bespovranih sredstava, od korisnika se zahtjeva kreiranje idućeg:
• Plana nabave projekta
• Početni plan dostavljanja Zahtjeva za plaćanje predujma
• Početni plan dostavljanja Zahtjeva za nadoknadom sredstava
U planu nabave korisnik radi vremenski tijek aktivnosti gdje jasno naznačuje kada će se određene aktivnosti i troškovi realizirati te je isti povezan s budžetom projekta kojeg smo stavili u projektnu prijavu.
Korisnik bespovratnih sredstava može i ne mora tražiti predujam, ali ukoliko se odluči na isto tada predujam također mora biti povezan s dinamikom aktivnosti na projektu i Vašim potrebama u svrhu što optimalnije provedbe projekta. Predujam se može tražiti u iznosu do 40% dobivenih bespovratnih sredstavam a uvjet za isplatu predujma je dostava bankovne garancije prema posredničkom tijelu koje će nadzirati provedbu projekta.
Početni plan Zahtjeva za nadoknadom sredstva je također sljedivost u realizaciji prihvatljivih troškova projekta, a radi se na period od tri mjeseca unutar kojih se naznačeni troškovi trebaju realizirati.
Zahtjev za nadoknadom sredstva podnosi korisnik nakon što samostalno realizira aktivnosti i s njima povezane troškove, dokumentira cjelokupni postupak i zatim prihvatljive kategorije troškova potražuje od strane nadležnog tijela.
Nakon proteka spomenutog roka od 3 mjeseca, korisnik ima 15 dana kako bi sakupio cjelokupnu dokumentaciju kojom potvrđuje realizaciju prihvatljivi troškova i kako bi istu unio u sustav Efondovi te poslao na provjeru nadležnom posredničkom tijelu.
Nabava kao dio projekta
Nemaju svi projekti iste iznose aktivnosti i s njima povezanih troškova, tako da niti realizacija istih nije uvijek jednako kompleksna. Kod onih projekata koji zahtijevaju postupanje sukladno „Pravilima o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi“, a koji su dio službene dokumentacije natječaja, korisnik bespovratnih sredstava mora objaviti Poziv na dostavu ponuda na internetskoj stranici www.strukturnifondovi.hr i to za iduće:
• Za nabavu roba i usluga čija ukupna procijenjena vrijednost predmeta nabave bez PDV-a iznosi iznad 400.000,00 kuna,
• Za nabavu radova iznad 1.000.000,00 kuna.
Oni korisnici čiji troškovi projekta prelaze naznačene iznosi, dužni su u skladu s Pravilima provesti nabavu, a slučaju nepoštivanja ovih Pravila, postupak nabave je podložan financijskim korekcijama definiranim u Pravilima o financijskim korekcijama koje čine sastavni dio uvjeta Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
O financijski korekcijama nad EU projektima pisali smo u jednom od prethodnih blogova:
Pravila o financijskim korekcijama EU projekata
Savjeti za uspješniju provedbu EU projekta
Cilj svakog korisnika bespovratnih sredstava je uspješna provedba vlastitog projekta i izbjegavanje bilo kakve financijske korekcije. Proces ponekad izgleda kompliciran, a i može biti ovisno o kompleksnosti samih aktivnosti projekta, tako da se fokusirajte na iduće:
1. Proučite cjelokupnu dokumentaciju natječaja , kao i Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava. Unutar navedenih dokumenata korisnika se jasno usmjerava i objašnjava se koje stvari su dopuštene tijekom provedbe, a koje podliježu korekcijskim mjerama
2. Odvojite vrijeme za uspješnu pripremu Vašeg projekta jer ono što napišete u prijavnom obrascu ćete morati i provoditi. Što je kvalitetnije razrađen vremenski tijek aktivnosti u kojima će se iste i realizirati, to ćete imati manje operativnih problema.
3. Dokumentirajte svaki postupak nabave i arhivirajte ga prema sljednosti jer time značajno sebi olakšavate stvari prilikom podnošenja Zahtjeva za nadoknadom sredstava.
Ako Vas zanima prijava projekta na neki od dostupnih EU natječaja, slobodno nas kontaktirajte.
